Adminbereich
Dashboard
Prüfbot
Automatische Kontrolle auf Datenlücken, fehlende Beträge, Paketfehler und offene Anhänge.
Materialausgabe
Sub wählen, Text oder Foto ergänzen und senden. Preise und Artikel werden später im Büro geprüft.
Zu übernehmende Materialausgaben
Vom Lager gesendete Einträge. Erst beim Übernehmen wird daraus ein Vorgang.
WhatsApp Web prüfen
Neue Einträge nach „Erledigt“ einlesen. Bereits bekannte Nachrichten und dauerhaft mit ❌ ausgeschlossene Einträge werden nicht erneut angelegt.
Technische Notlösung
WhatsApp-Eingang
Sammelkorb für Screenshots, Fotos und Notizen. Erst beim Übernehmen wird daraus ein Vorgang.
Alte Anhänge reparieren
Ordner mit den alten WhatsApp-Bildern auswählen. Die App ordnet passende Dateien automatisch nach Dateiname wieder zu.
Gespeicherte WhatsApp-Eingänge
Prüfen, dauerhaft ausschließen oder als normalen Vorgang übernehmen. Bearbeitete Quellen bleiben als Nachweis erhalten.
Vorgänge
Prüfen, Preise ergänzen, freigeben und nachvollziehen.
UTA-Import
UTA-Exceldateien zentral hochladen. Die App verteilt automatisch auf Sub-Tankungen, interne Mitarbeiterkarten und offene Klärfälle.
Tankkarten-Auswertung intern
Interne UTA-Tankungen nach Mitarbeiter, Karte und Zeitraum prüfen. Es werden nur abgerechnete UTA-Daten summiert.
Tankstellenorte prüfen
Orte aus UTA-Tankungen als okay markieren. Nicht freigegebene Orte bleiben in der Tank-Auswertung als auffällig sichtbar.
Sub-Tankungen
Nur Tankungen von Sub-Tankkarten. Interne Mitarbeiterkarten und unbekannte Karten stehen unter Tanken.
Abrechnungspakete
Übersicht je Sub. Kachel öffnen, um Paketvorschau und fertige Abrechnungsläufe zu bearbeiten.
Akontozahlungen
Erfasste Akontozahlungen und bereits angerechnete Beträge.
Pakete für ausgewählten Sub
Lex-Rechnungsnummer und Rechnungsdatum können direkt im Paket nachgetragen werden.
Akontozahlungen
Übersicht je Sub. Kachel öffnen, um Akontozahlungen anzulegen oder zu bearbeiten.
Mobile Geräte
Handys, Laptops und Tablets für eigene Mitarbeiter dokumentieren.
Bestand
Aktueller Bestand und Historie der internen Übergaben.
Tankkarten-Excel prüfen
Excel hochladen, erkannte Zeilen bearbeiten und erst danach übernehmen. Unsichere Karten werden mit Prüfhinweis markiert.
Artikel & Preise
Feste Standardpositionen. Preisänderungen gelten nur für neue Vorgänge.
Subunternehmer
Stammdaten und Abrechnungsstand pro Sub.
Sub-Unterlagen
Interne Kontrolle für Gewerbeanmeldung, 13b, Freistellungsbescheinigung und Krankenkassen-Unbedenklichkeit.
Tankkarten
Tankkarten können ab einem Stichtag intern wechseln. Frühere Tankungen und fertige Abrechnungspakete bleiben unverändert. Löschen ist möglich; verwendete Karten werden sicherheitshalber nur deaktiviert.
Schadenarten
Feste Schadenkosten aus externen Listen. Vor Abrechnung gegen aktuelle Liste prüfen.
Lieferantenpreise prüfen
Rechnungen oder Preislisten ablegen und daneben die Artikelpreise manuell prüfen. Artikelpreise bleiben unverändert, bis du sie selbst bearbeitest.
Automatische PDF-Erkennung ist deaktiviert. Rechnung öffnen, Artikel suchen, Preis manuell prüfen und bei Bedarf bearbeiten.